4 règles infaillibles pour maîtriser votre boîte de réception en 2019

Sortez de la jungle des courriels avec cette approche éprouvée de l’organisation des boîtes de réception.

C’est la période pour regarder votre boîte de réception et réaliser que vous avez des mois de messages empilés et poussiéreux.

D’accord, votre boîte de réception n’est peut-être pas si mauvaise que ça, mais si vous êtes comme la plupart des gens, il y a de bonnes chances que vous passiez le mois de décembre à souhaiter qu’elle soit au moins un peu moins lourde et stressante. Et quel meilleur moment qu’une nouvelle année pour repartir de zéro ?

Que vous visiez une boîte de réception zéro ou que vous souhaitiez simplement avoir un contrôle raisonnable sur votre courrier électronique, le bon ensemble de règles peut vous aider beaucoup à modifier vos habitudes et à recadrer le rôle du courrier électronique dans votre vie. Engagez-vous à suivre ces étapes pour 2019, et vous pouvez dire « au revoir » à l’époque de la boîte de réception ingérable.

RÈGLE #1 : ARRÊTEZ DE LAISSER VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION OUVERTE TOUT LE TEMPS

Peu importe votre importance ou le nombre de courriels qui exigent votre attention, laisser votre boîte de réception ouverte en permanence sur votre bureau est presque certainement contre-productif. Pensez-y bien : combien de fois essayez-vous de vous concentrer sur quelque chose et vous retrouvez-vous par inadvertance en train de retourner dans votre boîte de réception toutes les deux minutes pour voir si quelque chose de nouveau est arrivé ? C’est dans la nature humaine – et pourtant, cela rend votre cerveau moins concentré et moins efficace pour accomplir d’autres tâches.

La solution est simple : Choisissez un nombre défini de fenêtres de temps pour vérifier vos courriels au lieu d’en faire une corvée 24 heures sur 24. La meilleure partie de ce correctif est qu’il peut être personnalisé pour fonctionner avec n’importe quel type d’horaire et de demande : Si vous pouvez trier vos courriels trois fois par jour – une fois le matin, une fois après le déjeuner et une fois avant la fin de votre journée de travail – par tous les moyens, allez-y. Si vous avez besoin de vérifier vos courriels trois fois par heure – au début de chaque heure, à 20 minutes puis 40 minutes, c’est bien aussi. Quoi qu’il en soit, vous brisez l’habitude du cycle constant de va-et-vient, qui est à la fois inefficace et nuisible à votre productivité globale.

Avec n’importe quel calendrier établi, en fait, vous finirez par passer à travers votre boîte de réception et le reste de votre travail plus efficacement – et vous perdrez très peu en ne voyant pas chaque message à la seconde où il arrive.

RÈGLE #2 : SUIVEZ UNE POLITIQUE DE TRI PLUS INTELLIGENTE POUR VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION

Vous voulez connaître le vrai secret pour rester au sommet d’une boîte de réception en pleine expansion ? Intégrez cela à votre propre routine et cela fera toute la différence : lorsqu’un mail arrive dans ma boîte de réception, ne l’ouvrez jamais deux fois.

Maintenant, attendez un peu : Cela ne veut pas nécessairement dire que vous répondez à chaque message dès que vous le voyez. Pour la plupart d’entre nous, ce ne serait ni pratique ni souhaitable. Tout ce que cela signifie, c’est d’adresser chaque message d’une manière ou d’une autre dès la première ouverture. C’est l’utilisation la plus efficace de votre temps, et cela fera des merveilles pour éviter que votre boîte de réception ne se transforme en désordre.

Donc à chaque fois que vous ouvrez la boîte de réception, voici le plan : Examinez chaque message une seule fois et classez-le immédiatement dans l’une des trois catégories mentales :

  • Quelque chose qui n’exige pas de réponse ou d’action
  • Quelque chose à quoi vous pouvez répondre et que vous pouvez régler en quelques minutes.
  • Quelque chose qui exige une réponse ou une action que vous n’avez pas le temps de traiter immédiatement ou qui ne sera pas pertinente avant un jour ou une heure ultérieure.

Pour chaque message de cette première catégorie, votre tâche est simple : Archivez immédiatement le message et retirez-le de la liste. Pour les messages qui satisfont à la deuxième condition, répondez – en gardant à l’esprit que les courriels plus courts sont presque toujours plus efficaces – puis archivez le message. Et pour les messages qui font partie de ce groupe final, utilisez la fonction de répétition d’alarme de votre application de messagerie électronique pour envoyer le message à une heure et un jour où vous serez en mesure de le traiter ou quand il sera le plus pertinent, que ce soit dans trois heures, trois jours ou trois semaines dans le futur.

La meilleure partie ? Si vous finissez par avoir besoin de répéter le message lorsque l’heure que vous avez choisie arrive, c’est tout à fait normal. Ce que vous accomplissez en fin de compte, c’est un ajustement de la façon dont vous pensez à votre boîte de réception – d’un désordre interminable de messages sauvegardés à une liste de tâches toujours organisée pour un moment donné. Et avec votre nouvelle politique de triage, vous êtes prêt à traiter cette liste rapidement et efficacement dans chaque fenêtre de vérification des courriels.

RÈGLE #3 : MAINTENIR UN MEILLEUR SYSTÈME DE NOTIFICATION PAR COURRIEL POUR VOTRE TÉLÉPHONE

Les notifications par Smartphone sont les ennemies de la productivité. Maintenant que vous avez contenu la distraction contre-productive de votre boîte de réception de bureau et que vous avez mis au point une méthode plus intelligente de triage des courriels, il est temps de faire quelque chose au sujet de ces dings incessants des courriels entrants sur votre téléphone.

Commencez par aller dans l’application de messagerie de votre appareil, trouver la section de ses paramètres concernant les notifications et désactiver les nouvelles alertes e-mail générales. Tout comme sur le desktop, rester à l’affût de chaque mail qui entre dans votre boîte de réception n’est pas un système efficace pour gérer vos messages – ou votre vie. Vous ferez beaucoup mieux de traiter les courriels en vrac, comme expliqué à la règle no 1. Il s’agit d’une utilisation plus efficace du temps et d’un moyen plus efficace de garder votre boîte de réception en ordre sans la laisser prendre le contrôle de votre journée.

« Mais attendez ! » vous pensez peut-être. « Je suis une personne très importante. Je reçois beaucoup de messages importants. Et si quelque chose d’urgent arrive et que je le rate ? »

Eh bien, ce sont des questions valables. Et la réponse est double : Tout d’abord, pensez aux fenêtres que vous avez créées lors de la première étape et réfléchissez attentivement aux types de messages que vous recevez au cours d’une journée type. Combien de ces messages ne pouvaient vraiment, vraiment, pas attendre jusqu’à ce que votre prochaine fenêtre de tri des courriels commence, qu’il s’agisse d’attendre 20 minutes ou d’attendre quelques heures ?

Pour la plupart des gens, la réponse est probablement très limitée. Mais il y a certainement des exceptions – et selon la nature de votre travail, vous pouvez avoir une petite quantité ou une grande quantité de messages vraiment urgents qui exigent votre attention immédiate.

Voici donc la deuxième partie de la solution : Traitez certains messages comme des exceptions et créez des alertes qui vous avertissent uniquement des courriels vraiment urgents, qui ne peuvent pas attendre. Outlook et Gmail ont tous deux des options qui limitent les notifications aux messages de priorité supérieure, selon les algorithmes de chaque application.

Si vous utilisez Gmail sur Android, vous pouvez prendre encore plus de contrôle en décidant vous-même quels types de messages spécifiques seront considérés comme suffisamment urgents pour déclencher une alerte. Commencez par vous rendre sur le site de bureau de Gmail, cliquez sur la flèche orientée vers le bas à droite de la zone de recherche principale, puis remplissez les champs appropriés. Au niveau le plus élémentaire, vous pourriez inclure les courriels provenant d’une adresse ou d’une série d’adresses particulières (l’opérateur « ou » est votre ami). De plus en plus avancé, vous pourriez inclure tous les courriels d’un domaine particulier, tous les courriels qui ont un mot ou une expression spécifique dans leur sujet ou leur corps, ou tous les courriels qui sont envoyés à une adresse particulière. (Rappelez-vous qu’avec Gmail, vous pouvez créer un nombre infini d’alias en ajoutant un signe plus, puis des chiffres ou des lettres immédiatement après votre nom d’utilisateur – vous pouvez donc inclure « votre nom+urgent@gmail.com » dans un filtre et donner cette adresse aux expéditeurs prioritaires pour l’utiliser au besoin.)

Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton « Créer un filtre« . Sur l’écran suivant, sélectionnez « Appliquer étiquette« , puis créez une nouvelle étiquette appelée « Attention« . Enfin, cliquez sur le bouton « Créer un filtre » dans cette case, puis revenez en arrière et répétez le processus au besoin pour toutes les variables supplémentaires que vous voulez inclure.

Il ne vous reste plus qu’à aller dans les paramètres de votre compte dans l’application Gmail Android. Tapez sur « Notifications » et assurez-vous qu’il est réglé sur « Tous ». Appuyez ensuite sur « Notifications de boîte de réception » et assurez-vous que la case « Notifications d’étiquette » n’est pas cochée. Enfin, touchez « Gérer les étiquettes » et trouvez dans la liste le titre « Attention » que vous venez de créer. Appuyez dessus, puis assurez-vous que « Synchroniser les messages » est réglé sur « Derniers 30 jours » et que « Notifications d’étiquette » et « Notifier pour chaque message » sont tous deux cochés et actifs.

Et c’est tout : Les notifications par courriel de votre téléphone devraient maintenant être moins perturbatrices et plus utiles. Tout comme à l’étape 1, vous reprenez le contrôle et dictez les conditions au lieu de laisser votre courriel vous contrôler.

RÈGLE #4 : ADOPTEZ LES OUTILS DE COURRIER ÉLECTRONIQUE QUI SONT À VOTRE DISPOSITION

Si vous avez suivi tous les conseils ci-dessus, vous avez officiellement remodelé vos habitudes de gestion de mail et créé une configuration solide pour le succès organisationnel. Mais il y a encore une étape à considérer : réfléchir à tous les outils disponibles pour la gestion des boîtes de réception de niveau supérieur et décider lesquels, s’il y en a, pourraient vous rendre la vie encore plus facile.

Ces outils pourraient être des clients de messagerie entièrement nouveaux avec des systèmes d’organisation inventifs, comme ceux évoqués ici. Il peut s’agir d’ajouts et d’ajustements à Gmail, comme la série d’étapes décrites pour intégrer certaines des meilleures fonctionnalités de la boîte de réception – sauvegarde des liens intégrée, rappels et notes spécifiques aux messages – dans le site Web Gmail. Ou ils peuvent facilement être négligés dans votre client de messagerie actuel ; Gmail, en particulier, ne manque pas de ces options avancées.

Et avec cela, la fondation est devant vous. Suivez les étapes et suivez le plan, et regardez votre boîte de réception se transformer d’une bête indomptable en un outil de productivité précieux pour 2019.

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