Ce module complémentaire transforme Gmail en une centrale d’organisation

Vous vous sentez submergé par votre boîte de réception ? Transformez-la en une série de listes de type Trello.

Quand on s’arrête et qu’on y réfléchit, il est étrange que le courrier électronique ait tendance à exister dans un arrangement linéaire, strictement fondé sur la date. Le dernier mail reçu n’est généralement pas le message le plus important de votre boîte de réception. Pourtant, lorsque vous ouvrez Gmail, c’est presque toujours la première chose que vous voyez.

Nick Timms est convaincu qu’il existe une meilleure approche. Timms est le cofondateur d’une société appelée Drag, dont l’application éponyme apporte un système d’organisation basé sur des cartes directement dans votre boîte de réception Gmail habituelle. La façon la plus simple de le concevoir est de le considérer comme un mélange de Gmail et de Trello – le meilleur des deux mondes, réuni dans un seul et même environnement familier.

« Gmail et les listes uniques ne sont pas vraiment propices à la santé mentale », déclare Timms. « [Nous voulions] apporter une autre dimension à cela afin que les gens ne se contentent pas de travailler avec cette liste unique de mails, mais qu’ils aient plus de structure dans la façon dont ils planifient leur journée ».

Timms et son équipe travaillent sur ce concept depuis trois ans maintenant, et leur dernière itération vient d’être lancée ce mois-ci. Elle ressemble moins à une application autonome qu’à une extension de l’expérience Gmail existante. Et une fois que vous vous serez habitué à l’avoir dans votre boîte de réception, vous ne voudrez peut-être plus y retourner.

Gmail, une extension

Trello fonctionne sur un système de cartes sur lequel il repose pour l’organisation. L’idée de base est de créer une carte pour chaque pièce d’un projet sur lequel vous travaillez. Ensuite, vous utilisez une série de colonnes pour placer ces cartes dans une structure sensée. Ce système est pratique pour gérer tout, des idées d’articles au développement de newsletters et à une variété de projets à long terme.

La méthode d’organisation très délibérée, basée sur le glisser-déposer, est à l’opposé de la liste chronologique que Gmail impose pour le courrier électronique. Dans Trello les tâches sont tellement plus faciles à organiser. On peut glisser et déposer des éléments dans n’importe quel ordre, joindre des notes et des listes là où on en a besoin, et mettre l’accent sur ce qui compte le plus. Pourquoi Gmail ne fonctionne-t-il pas de la même façon ?

Au fond, Drag est en fait Gmail. C’est une extension pour Chrome qui ajoute un interrupteur supplémentaire au site web standard de Gmail. Lorsque l’interrupteur est désactivé, vous voyez votre boîte de réception Gmail habituelle. Si vous l’activez, ce même espace se transforme en une collection de cartes de type Trello réparties sur une série de colonnes personnalisables.

Suivant cette analogie de Trello, chaque message dans votre boîte de réception – dans l’onglet Principal, au moins – existe sous forme de carte séparée dans l’interface Drag. Les nouveaux e-mails apparaissent dans la colonne la plus à gauche, et vous pouvez faire glisser les messages entre les colonnes pour les classer par catégorie et suivre vos priorités.

Par défaut, Drag appelle cette première colonne « À faire », puis vous donne une colonne « En cours » et une colonne « Terminé » à côté. Vous pouvez personnaliser et renommer la première colonne par « Entrant » par exemple et d’avoir ensuite les colonnes suivantes appelées « Aujourd’hui », « Cette semaine » et « Un jour ».

Ainsi, à chaque consultation de courrier électronique, on peut rapidement trier tous les messages qui sont arrivés et qui ont atterri dans cette première colonne. Si quelque chose ne nécessite aucune action, on peut l’archiver. S’il nécessite une réponse relativement rapide, mais qu’on ne peut pas l’obtenir dans la seconde, je le fais glisser vers la colonne « Aujourd’hui ». Et si quelque chose justifie une réponse mais n’est pas particulièrement urgent, on le glisse vers « Cette semaine » ou « Un jour », selon sa priorité.

Cela permet d’avoir une vision claire de ce qu’il y a à faire avant la fin de la journée et des tâches à accomplir plus tard dans la semaine et vraiment plus tard. C’est vaguement similaire à la stratégie habituelle de boîte de réception qui consiste à faire revenir les messages à un moment où on peut les traiter, sauf qu’ici, il n’y a pas à décider d’un moment précis tout de suite et on peut quand même facilement voir d’un coup d’œil ce qui est en attente et déplacer les éléments selon les besoins.

Fidèle au formulaire Trello, Drag vous permet même d’ajouter des notes privées, des balises personnalisées et des dates d’échéance aux e-mails. Il peut se synchroniser avec votre Google Agenda et ajouter automatiquement à votre agenda tout élément comportant des dates d’échéance. Il vous permet également de joindre des listes de tâches à vos mail ou de créer des tâches autonomes qui existent sous forme de cartes à part entière à côté de vos messages. Et il ajoute plusieurs autres extras organisationnels dans le mélange, tels que des systèmes personnalisables pour les étiquettes et le codage couleur. Ceux-ci fonctionnent harmonieusement avec le système d’étiquetage de Gmail et constituent des moyens avancés de regrouper des éléments apparentés ou d’ajouter un accent supplémentaire à certaines cartes.

D’une certaine manière, l’idée derrière Drag est évidente. « Le Kanban, la disposition de style Trello, a perturbé beaucoup de verticales différentes« , dit Timms. « Mais nous avons vu que personne n’a vraiment réussi à le faire là où les équipes, les individus et les gens du monde entier passent vraiment leur temps, c’est-à-dire au courrier électronique ».

Et cela mène directement à l’ambition ultime de Drag – l’arène dont dépend l’avenir de ses affaires.

La vue d’ensemble

Alors que Drag a commencé en se concentrant sur les utilisateurs individuels – et offre toujours beaucoup de valeur sur ce plan – le modèle commercial principal de l’entreprise a maintenant évolué pour se concentrer principalement sur les équipes. Timms et ses collègues veulent que Drag devienne l’espace de gestion de projet et de communication de l’entreprise, éliminant ainsi le besoin du produit qui les a inspirés.

Avec Trello, explique Timms, les e-mails transférés dans le système sont invariablement convertis en tâches Trello natives au lieu de rester sous forme d’e-mails. Le glisser, en revanche, laisse les e-mails sous forme de courriels tout en permettant les types de tâches autonomes que Trello fournit. Et cela, selon lui, pourrait permettre de combiner deux systèmes en un seul et de simplifier considérablement la panoplie d’outils d’une entreprise.

« Nous apportons cette véritable expérience de collaboration directement dans Gmail », déclare M. Timms.

À cette fin, les fonctionnalités de Drag’s team vous permettent de créer des tableaux secondaires qui vivent toujours dans Gmail mais sont partagés avec plusieurs membres de l’équipe. Dans cet environnement, les notes et les tâches deviennent des surfaces collaboratives. Ainsi, les messages arrivant à une adresse de support client, par exemple, peuvent être visualisés et traités par plusieurs personnes sans aucun transfert ou effort supplémentaire. Et le service d’assistance d’une entreprise pourrait vivre en parallèle avec les feuilles de route des produits et la planification des projets, le tout dans le cadre unique et familier de la boîte de réception Gmail.

Si le service a un talon d’Achille pour le moment, c’est qu’il s’agit d’une expérience très centrée sur le bureau. La société prévoit de lancer d’ici peu un module complémentaire pour Gmail qui vous permettra d’effectuer des tâches de base de glisser-déposer à partir de l’application mobile Gmail habituelle – essentiellement l’affectation des e-mails à différentes colonnes de glisser-déposer – mais elle ne prévoit pas de disposer d’applications autonomes à part entière pour iOS et Android avant le printemps.

En ce qui concerne le prix, Drag coûte 99 dollars par mois pour les équipes de cinq utilisateurs ou plus. Les entreprises de moins de cinq employés peuvent contacter Drag pour obtenir un tarif de 12 dollars par utilisateur et par mois (ou 9 dollars par utilisateur et par mois, si vous payez une année complète en une seule fois). Les utilisateurs individuels peuvent choisir de payer ce même tarif pour les petites équipes ou de rester fidèles au plan utilisateur unique de Drag, qui vous permet de gérer les e-mails au sein d’un seul et même tableau, gratuitement, mais sans les extras tels que les cartes de tâches autonomes et les fonctions de collaboration.

Enfin, et surtout, sur le thème de la vie privée : Drag s’appuie sur l’API Gmail officielle de Google pour interagir avec votre boîte de réception. Selon M. Timms, l’extension a dû subir des audits de sécurité approfondis de Google pour confirmer sa conformité avec toutes les normes de Google.

Comme l’explique la politique de confidentialité du service, cela signifie que l’application est capable de voir uniquement votre adresse électronique et vos métadonnées de messagerie – qui comprennent les étiquettes et les en-têtes mais pas le corps des messages – et qu’elle peut également accéder aux statuts individuels des messages électroniques indiquant si un message spécifique est lu ou non lu, étoilé ou non, etc. Le service repose sur des abonnements pour ses revenus, assure Timms, et ne fait aucune sorte de vente ou de publicité avec la quantité limitée de données utilisateur dont il dispose.

Dans l’ensemble, Drag semble certainement cocher les bonnes cases. C’est une amélioration du courrier électronique qui mérite d’être explorée, et qui pourrait bien faire en sorte que votre boîte de réception actuelle, unidimensionnelle, semble appartenir au passé.

Via Fastcompany

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