Business writing, résumé en 2 pages

Écrire dans un contexte commercial

  1. La rédaction d’une note d’affaires, d’un courriel ou d’une brève analyse n’est pas un travail de rédaction comme les autres.

    – Si vous écrivez à une personne importante, elle a probablement peu de temps et une courte durée d’attention. Utilisez judicieusement l’attention que vous recevez.

    – Ayez une recommandation ferme et une analyse d’une question sur laquelle votre lecteur doit agir. Ne vous éloignez pas du sujet, n’insérez pas de détails superflus et ne vous éloignez pas du sujet. Vous n’avez pas besoin de vous divertir : une opinion énoncée de manière claire et concise, accompagnée d’une analyse à l’appui, est intéressante en soi.

    (Source: Barbara Minto: “MECE: I invented it, so I get to say how to pronounce it”)

  2. Allez vite au but.

    – Mettez vos résultats en avant (les militaires appellent cela BLUF).

    – Rédigez votre conclusion ou votre recommandation immédiatement, pendant que vous avez encore l’attention de votre lecteur. Ensuite, étayez-la par des analyses et des faits.
    Barbara Minto, ex-McKinsey consulting, appelle cela le Principe de la Pyramide.

  3. Ordre d’explication :

    – Résumé de la raison pour laquelle vous écrivez, en 2 ou 3 phrases.
    – Votre recommandation. Soyez direct. C’est un appel à l’action.
    – Arguments à l’appui de votre recommandation.
    – Données et analyses à l’appui.

    – Si vous écrivez un courriel, utilisez un objet de 39 caractères ou moins qui indique au destinataire ce à quoi il doit s’attendre : « Recommandation d’investissement YouTube »

    Pour en savoir plus, lisez ceci : Le principe de la pyramide – Leçons de McKinsey

  4. Rendez le texte lisible.

    – Relisez votre écriture ; lisez-la à voix haute pour voir comment elle sonne.
    – Utilisez moins de mots. Posez-vous des questions sur chaque mot et chaque phrase : puis-je l’enlever sans en perdre le sens ? N’utilisez pas trois mots là où un seul suffira : par exemple, au lieu de dire « ceci est indicatif de », dites « ceci indique ».
    – Si vous utilisez une formule, ne la décrivez pas, écrivez-la. Les mathématiques sont un langage universel.
    – Si une phrase compte plus de 20 mots, serait-il préférable qu’elle soit plus courte ?
    – Restez simple. Si elle vous semble compliquée, elle est probablement incompréhensible pour votre lecteur.
    – N’utilisez pas un mot long là où un mot court fera l’affaire.
    – Le jargon est bien tant qu’il s’agit d’un jargon que votre lecteur partage et qui n’est pas inutile.
    – Soyez direct. Par exemple, au lieu de « logiciel pour smartphone orienté consommateur qui permet la communication entre la maison et le restaurant », écrivez simplement « une application de livraison de nourriture ».
    Ça vaut la peine d’être lu : Comment améliorer la rédaction de vos documents commerciaux

  5.  Organisez-vous pour être compréhensible

    Organisez-vous avec les titres des sections.
    – Utilisez des listes ou des puces pour organiser plusieurs points qui sont liés entre eux.
    – Expliquez-vous les données dans une phrase ou un paragraphe ? Pourquoi ne pas utiliser un tableau ou un graphique ?
    – Si vous dérivez un chiffre d’une formule, comme la taille du marché, organisez le calcul dans un tableau ou un élément similaire pour qu’il soit facile à lire.

    – Les tableaux sont également très utiles pour comparer les caractéristiques de plusieurs options.
    – Si vous souhaitez montrer l’évolution dans le temps, il est préférable d’utiliser un tableau.
    – Si vous voulez montrer les relations entre les entités (entreprises, activités, idées, etc.), un tableau est souvent plus efficace.
    – Conservez les graphiques, figures, tableaux et données avec le texte qui les décrit.

  6. Citez les données de tiers.

    Si vous utilisez les données ou les analyses de quelqu’un d’autre, vous devez les citer. Les citations doivent inclure l’auteur, le titre, la source, la date et l’URL (si disponible).
    >>Le but d’une citation est de :
    – Citer à juste titre.
    – permettre au lecteur de vérifier les données de manière indépendante.
    – donner une indication de la source afin que le lecteur puisse se faire une opinion sur sa validité.
    – Les citations sont beaucoup plus crédibles que votre propre opinion, sauf si vous êtes reconnu comme un expert en la matière. Le fait de citer des sources crédibles rend vos écrits plus crédibles.
    – Ne laissez pas la citation interrompre le déroulement de l’écriture. Vous pouvez utiliser des notes de bas de page ou de courtes citations avec une bibliographie. C’est-à-dire « Source : Annuaire de la NVCA, 2019 ».

Si c’est assez bon pour Sequoia… Sequoia_Youtube investment memo.pdf

 

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