Comment refuser professionnellement une réunion Zoom inutile

Les appels vidéo sont parfois le moyen le plus productif de travailler. Mais tous les appels Zoom ne sont pas essentiels. Fastcompany explique :

Le mois de décembre a beaucoup de signification : les fêtes, les bilans de fin d’année et, cette année, la fatigue intense de Zoom. Après presque neuf mois de réunions, d’happy hours et même de conférences, vous n’êtes pas le seul à redouter une autre journée bien remplie de vidéoconférences.

Comme l’explique Deb LaMere, vice-présidente des ressources humaines de Datasite, si le travail à distance nous a obligés à nous engager avec d’autres personnes comme nous ne l’avions jamais fait auparavant, il nous a également épuisés puisque nous équilibrons continuellement nos obligations personnelles et professionnelles sous le même toit – toute la journée, tous les jours. Ainsi, lorsqu’on vous demande d’être suffisamment présentable pour être filmé alors que vous venez de passer les 20 dernières minutes à vous disputer avec votre enfant, cela peut être accablant.

C’est pourquoi il est normal – et même recommandé – de refuser les réunions Zoom lorsqu’elles ne sont pas nécessaires. Et plus important encore : vous pouvez gentiment demander à votre responsable d’arrêter de faire des appels vidéo le moyen de communication par défaut.

Comment pouvez-vous faire cela ? Ici, des cadres et des psychologues partagent leurs points de vue stratégiques sur la façon de dire non professionnellement :

Soyez honnête et transparent

Ce n’est pas pour rien qu’elle est traditionnellement considérée comme la meilleure politique : L’honnêteté nous rend tous humains. Comme le note LeMere, les gens apprécient la transparence, et en expliquant ce que vous ressentez, vous établissez des liens différents avec vos collègues ou vos clients. « Sachez que si vous vous sentez fatigué, il est probable que les autres le soient aussi. Les personnes que vous rencontrez peuvent être soulagées que vous ayez proposé une solution différente », dit-elle.

Elle suggère de dire quelque chose comme ça : « J’aimerais toujours que nous nous rencontrions, mais seriez-vous plutôt ouvert à un appel téléphonique ? J’ai passé plusieurs appels vidéo aujourd’hui, et je voudrais vous donner 100% de mon temps pour vous écouter et parler avec vous ».

Stratégies basées sur la taille de la réunion

Paula Wilbourne, psychologue clinicienne et cofondatrice et directrice scientifique de la plateforme de santé et de bien-être Sibly, affirme que chacun fait de son mieux en utilisant différentes stratégies. Si certains aiment avoir ce lien constant, d’autres ont besoin de temps pour se déconnecter, se mettre à l’écoute de leur créativité, puis se mettre en rapport avec leurs collègues pour obtenir un retour d’information. C’est pourquoi les limites sont toujours importantes ; dans certains cas, elles le sont encore plus qu’avant la COVID-19. En disant non, explique Wilbourne, nous maximisons notre efficacité et maintenons une perspective positive. Pour elle, la taille de la réunion est importante.

Pour une conversation en tête à tête, un coup de téléphone sera presque toujours suffisant. Lorsqu’elle l’a récemment proposé, elle a déclaré que l’idée avait été très bien accueillie et, en fait, l’autre personne semblait faire écho à un sentiment de soulagement de ne pas avoir à se présenter devant la caméra.

Discutez de la qualité par rapport à la quantité avec votre patron

Bien que nous soyons depuis neuf mois dans une expérience mondiale de travail à distance, de nombreuses organisations n’ont pas encore établi de directives claires ou de meilleures pratiques en matière de réunions par vidéo. Par crainte de perdre l’engagement des employés ou de ne pas pouvoir effectuer les tâches nécessaires, de nombreux dirigeants programment plus de réunions que jamais, selon Janeen Gelbart, PDG et cofondatrice de la société de conseil en leadership Indiggo.

Bien que cette surcompensation ne soit pas destinée à provoquer du stress, de nombreux professionnels ont du mal à se concentrer s’ils s’inquiètent de leur apparence ou si leur chien interrompt un appel. C’est pourquoi Gelbart suggère d’avoir une discussion franche et candide avec votre patron sur la qualité par rapport à la quantité avec Zoom. Ensuite, lorsque vous êtes bombardé de demandes de rendez-vous, vous pouvez facilement expliquer pourquoi vous ne vous joindrez pas à l’équipe ou pourquoi vous pensez que Zoom n’est pas nécessaire du tout.

« Ce cadre commun permet d’instaurer une culture où vous pouvez ensuite refuser des réunions non essentielles dans un contexte commun, ce qui donne des résultats plus efficaces », explique-t-elle. « Le contexte partagé est plus important pour réussir à décliner que le moyen utilisé pour décliner la réunion ».

Donner la priorité à la productivité

Une façon de refuser une réunion Zoom sur le plan professionnel est de donner une raison convaincante pour laquelle le fait d’assister à une séance vidéo a l’impact inverse de celui prévu sur votre performance. Lorsque la plupart des gens se sentent fatigués et épuisés par les conversations en face à face, leur productivité au travail est médiocre. Ils font plus d’erreurs, prennent plus de temps pour réaliser les produits livrables et, dans l’ensemble, ils accomplissent moins, explique Teresa Sabatine, coach d’entreprise pour les femmes.

Si votre manager remplit votre agenda, proposez-lui une méthode de travail plus structurée afin de pouvoir dépasser les attentes. Cela peut ressembler à la planification de blocs de temps de « créativité » et à la limitation du nombre de zooms effectués dans une journée. « Cet horaire technologique plus intentionnel vous donnera la permission d’envoyer des e-mails ou de décrocher le téléphone pendant une promenade dans le quartier au lieu de ressentir la pression de vous présenter à tout par vidéo », ajoute-t-elle.

Reconnaître quand un mail suffit

Vous avez déjà quitté une réunion en vous disant : « Ça aurait pu être un e-mail ? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. Il peut sembler dédaigneux de proposer un e-mail pour remplacer une vidéo, mais cela peut être tout aussi utile, selon le sujet. Par exemple, le motivateur Keith L. Brown avait un client qui voulait se rencontrer virtuellement, et M. Brown a expliqué qu’il avait été « on » la plupart de la semaine et a recommandé un e-mail engageant à la place. Bien que la cliente ait été déçue au début, elle a finalement convenu que c’était plus que suffisant.

En pratique, vous pourriez même l’utiliser comme un exercice de renforcement de l’esprit d’équipe, car de nombreux employés sont loin d’être enthousiastes à l’idée d’une nouvelle heure de cocktail Zoom. Selon Mme Brown, on pourrait avoir l’impression que tout le monde envoie ses réponses par mail pour poser des questions et que les autres devinent le ton du courriel, en fonction des mèmes utilisés, etc.

Soyez créatifs avec des alternatives

Une autre option pour un rattrapage qui n’est pas un Zoom ou un e-mail ? Un dialogue direct. Ashley Stahl, experte en carrière pour SoFi, a récemment eu une poignée de réunions prévues avec son éditeur pour finaliser son livre. Bien qu’elle ait adoré le processus, elle a dû sauver ses yeux de l’écran. Elle a donc suggéré que, pour que les jus créatifs coulent à flots, leur prochaine séance pourrait être un coup de téléphone ambulant. « Nous avons tous les deux mis nos écouteurs et nous avons commencé à marcher. Après environ 15 minutes d’appel, nous étions plus engagés et plus excités que d’habitude, et c’est devenu plus régulier à mesure que nous avancions », dit-elle.

Ou, si vous voulez garder votre exercice pour une expérience en solo, l’entrepreneur Leena Alsulaiman suggère de profiter de l’application de note vocale sur votre téléphone. « Si la réunion a été demandée pour discuter d’une question qui, selon vous, pourrait être traitée de manière asynchrone, vous pouvez envoyer à l’organisateur une note vocale avec votre contribution pour répondre et éventuellement annuler la nécessité de l’appel Zoom », partage-t-elle.

Demandez l’ordre du jour avant d’accepter (meilleur conseil)

Parfois, il est évident qu’une réunion ne nécessite pas de zoom. D’autres fois, vous en êtes à 10 minutes et vous roulez intérieurement les yeux sur le manque d’objectif de la réunion. Selon Gelbart, il est raisonnable de demander l’ordre du jour d’une réunion avant d’accepter une invitation. En regardant ce que la session va couvrir, vous pouvez déterminer si votre présence est vraiment requise ou non. Supposez qu’elle ne corresponde pas à vos priorités actuelles mais qu’elle puisse présenter un intérêt pour l’avenir, communiquez clairement quand vous serez prêt à discuter de ce sujet. « Si cela ne vous concerne pas, il est plus facile de refuser immédiatement, en expliquant que ce n’est pas votre objectif pour l’instant, plutôt que de garder quelqu’un à l’affût dans l’espoir de vous rencontrer », explique-t-elle.

Si vous faites un rapport aux personnes qui vous invitent, Gelbart recommande de partager vos domaines d’intérêt actuels et de demander si vous devriez toujours participer.

 

Via Fastcompany

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